Témoignage client : Sur la voie de l'efficacité et de l'innovation - L'introduction de SpareParts365 chez Gerhard Dücker GmbH & Cie KG
Introduction
Notre entreprise familiale basée à Stadtlohn est spécialisée dans les machines destinées aux domaines de l’environnement, de l’entretien du paysage et de l’agriculture. Nous sommes l’un des principaux fournisseurs de faucheuses de talus frontales. La gamme de produits comprend des faucheuses uni, des faucheuses uni latérales, des faucheuses de bordure, des faucheuses de talus et des combinaisons de fauche. Il existe également des taille-branches et des taille-haies, des taille-haies, des balayeuses et des fraiseuses d’épaulements.
Nos clients comprennent, entre autres : Autorités fédérales, entreprises d’État ainsi que administrations locales et municipales, entrepreneurs et agriculteurs. Les ventes s’effectuent via un réseau de représentants d’usines en Allemagne ainsi que par l’intermédiaire des représentants généraux Unimog et des revendeurs de machines agricoles. Il existe différents partenariats commerciaux en Europe. La part étrangère est de 20%.
L’entreprise a été fondée en 1904 et fabriquait initialement des souffleuses à foin, des faneuses et des moulins à grains. Nous employons actuellement environ 130 personnes et réalisons un chiffre d’affaires annuel de 35 millions d’euros. M. Christian Dücker dirige désormais l’entreprise en quatrième génération.
Défi
Le catalogue électronique de pièces de rechange, qui rendait fidèlement service depuis des années, s’est avéré n’être plus à l’épreuve du temps. Avec un système obsolète qui ne répondait plus aux exigences et l’impossibilité de publier en ligne, il était urgent de trouver une solution. Mais le plus grand obstacle n’était pas seulement le changement technologique, mais aussi le transfert des données de l’ancien système et le passage à des processus automatisés. Il en résulte les exigences fondamentales suivantes auxquelles le nouveau système doit absolument répondre :
- Publication en ligne de catalogues de pièces détachées
- Migration des anciens catalogues existants vers la nouvelle solution
- Automatisation poussée des processus de création et de maintenance des données
- Possibilité de créer des catalogues liés aux numéros de série et de sélectionner le catalogue approprié en saisissant les numéros de série.
La décision
Après avoir soigneusement examiné les options disponibles, SpareParts365 a été choisi. Les principales raisons de cette décision étaient :
- Solution de portail intégrée
- Version cloud disponible en SaaS (Software as a Service).
- Aucun investissement requis grâce au modèle d’abonnement
- Faibles coûts de mise en œuvre et d’exploitation
- Pas de double maintenance des données
- « Look & Feel » moderne et intuitif
- Entrée à faible risque dans le projet possible
Cette solution logicielle innovante promettait non seulement une solution aux problèmes actuels, mais également une plate-forme évolutive pour l’entreprise. De la solution de portail intégrée à l’interface utilisateur intuitive, SpareParts365 offrait tout ce dont Gerhard Dücker GmbH & Co. KG avait besoin pour offrir à ses clients un accès facile et rapide.
La mise en oeuvre
Une fois la décision prise, l’entreprise a commencé à la mettre en œuvre. Tout d’abord, les données du système existant ont été converties, fournissant ainsi un catalogue en ligne dont le contenu correspondait 1:1 à l’ancien catalogue. Entre-temps, Dücker a commencé à adapter ses processus de maintenance des données afin que les premières données de test puissent être générées à partir du système ERP. Après avoir décidé de ne consacrer aucun effort interne à la conversion des données, le développement d’un préprocesseur a été commandé pour convertir les données existantes de l’ERP, de la construction et de la documentation au format d’importation SpareParts365.
Les résultats
Enfin, le moment de vérité était arrivé : le lancement de SpareParts365 chez Gerhard Dücker GmbH & Co. KG. Les nouvelles opportunités offertes aux salariés ont été impressionnantes :
- Sélection d’un catalogue via une structure produit ou via le numéro de série
- Utilisation des nouveaux catalogues liés aux numéros de série, créés automatiquement pour les appareils nouvellement produits, ainsi que des anciens catalogues convertis pour les appareils plus anciens
- Affichage de documents complémentaires et d’informations sur les prix
- Collecte des pièces de rechange nécessaires dans un panier, avec possibilité d’envoyer une demande par e-mail au service commercial de pièces de rechange de Dücker via une fonction boutique à part entière
De la navigation facile dans le catalogue, aux catalogues liés aux numéros de série, en passant par la commande rapide et sans erreur de pièces de rechange, SpareParts365 a rendu cela possible. Les créateurs de catalogue bénéficient également d’une maintenance simplifiée des données et de processus automatisés :
Les données nécessaires au catalogue de pièces de rechange sont entièrement conservées dans proALPHA, ce qui permet d’éviter les incohérences et les erreurs de transmission.
À l’aide des fichiers produits de proALPHA, des catalogues liés aux numéros de série sont générés – en plus des catalogues standard pour les différents types de produits – afin que le client trouve un catalogue de pièces de rechange qui correspond exactement à l’état de construction de sa machine.
Les coûts de création et de maintenance du catalogue pourraient être considérablement réduits.
L’entreprise était prête à entrer dans une nouvelle ère d’efficacité et d’innovation dans le secteur des pièces détachées.
La conclusion:
La tâche consistant à transférer toutes les informations requises du système existant sans perdre de données s’est avérée difficile, mais réalisable avec un effort gérable.
L’installation et la configuration de la solution en ligne avec SpareParts365 ont demandé étonnamment peu d’efforts. Les fonctionnalités nécessaires pour identifier et commander des pièces de rechange facilement et sans erreur sont disponibles dans la solution portail SpareParts365 et sont intuitives à utiliser.
L’exploitation du portail en tant que solution cloud présente de grands avantages par rapport à une exploitation en interne. Tous les coûts liés à la mise en place, à l’exploitation et à l’entretien d’une infrastructure correspondante sont supprimés, tout comme la nécessité de développer et d’entretenir un savoir-faire. L’utilisation de l’option d’abonnement SpareParts365 a également permis d’entrer dans le projet sans risque.
Une fois de plus, adapter les processus nécessaires à la maintenance des données et réussir l’intégration des collaborateurs concernés s’est avéré être un défi interne.
Comment ça s'est passé :
Après une courte phase de test auprès de représentants d’usines sélectionnés en Allemagne et à l’étranger, le portail de pièces de rechange a été mis à la disposition de notre réseau de revendeurs.
De plus, chaque acheteur d’une machine dispose désormais d’un accès limité en tant qu’invité aux données du catalogue, qui peut être mis en œuvre rapidement et facilement grâce au concept d’autorisation avec modèle de SpareParts365.
Grâce à son fonctionnement intuitif, l’acceptation par les utilisateurs a été élevée dès le départ et l’utilisation de l’option de commande s’est rapidement développée.
Dans le domaine de la vente de pièces détachées, cela a permis une réduction notable de la charge de travail des collaborateurs du conseil et une réduction de 15 % du taux d’erreur lors de la saisie des commandes.
Les ateliers de nos revendeurs spécialisés apprécient particulièrement désormais la possibilité de visualiser les sous-ensembles et les machines en modèles 3D. Il s’agit souvent d’une aide précieuse pour identifier et assembler les pièces de rechange.
